Organisation und Koordination sind Ihre Themen. Wir bieten Ihnen ab sofort eine spannende Tätigkeit im Sekretariat der Leitung der Abteilung MOBILITY des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT an unserem Standort in Aachen als
Sekretärin / Sekretär

Das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT ist eines von 69 Instituten der Fraunhofer-Gesellschaft. Als eine der führenden Organisationen für angewandte Forschung in Europa bietet sie engagierten Bewerberinnen und Bewerbern anspruchsvolle Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum.

Wir suchen für unser dynamisches Team in Aachen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die/der eigenverantwortlich, professionell und engagiert die Organisation eines reibungslosen Sekretariatsbetriebs unterstützt und sich schnell in unser Team integriert.

Ihre Aufgaben sind im Einzelnen:

  • Betreuung der Abteilungen vor Ort in den Aachener FIT-Standorten
  • Allgemeine Administration und Büroorganisation, z. B. Terminkoordination, Ablage, Post, Schriftverkehr, Urlaubs- und Krankmeldungen
  • Planung und interne Abwicklung von Dienstreisen
  • Abteilungsbezogenes Informations- und Dokumentenmanagement
  • Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation, stilsichere Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Bearbeitung von Aufgaben im Bereich Bestellwesen
  • Ggf. weitere Aufgaben im Abteilungscontrolling, z. B. Personal
  • Erstellen von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache

Die Arbeitszeit ist sowohl an Vormittagen als auch an Nachmittagen zu erbringen. Die Bereitschaft, die Arbeitszeit im Einzelfall flexibel zu gestalten, sollte vorhanden sein.

Was Sie mitbringen

  • Sie sollten über eine einschlägige Verwaltungs- oder Sekretariatsausbildung verfügen.
  • Weiterhin erwarten wir Organisationstalent, eine hohe Belastbarkeit, Flexibilität, Diskretion, Zuverlässigkeit, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, sicheres und freundliches Auftreten, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, gute Kenntnisse in MS Office-Produkten (insbes. Word, Excel, PowerPoint und Outlook), die Bereitschaft, konstruktiv im Team zu arbeiten sowie die Fähigkeit, für andere vorausschauend mitzudenken.
  • Berufserfahrung im Sekretariat oder als Projektassistenz, vorzugsweise in einem technisch ausgeprägten Umfeld, ist von Vorteil.

Was Sie erwarten können

  • Anspruchsvolle Aufgaben in einem attraktiven, international geprägten und interdisziplinären Arbeitsumfeld
  • Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterqualifizierung
  • Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
  • Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u. a. Notfallbetreuung, Lebenslagen-Coaching sowie Beratungsleistungen im Bereich Home- und Eldercare)
  • Ein sehr nettes Betriebsklima
Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet, mit der Möglichkeit der Entfristung.
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Fraunhofer-Gesellschaft legt Wert auf die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Fraunhofer ist die größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa. Unsere Forschungsfelder richten sich nach den Bedürfnissen der Menschen: Gesundheit, Sicherheit, Kommunikation, Mobilität, Energie und Umwelt. Wir sind kreativ, wir gestalten Technik, wir entwerfen Produkte, wir verbessern Verfahren, wir eröffnen neue Wege.

Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne:

Herr Dr. Karl-Heinz Krempels
Tel.: +49 241 80-21502

Herr
  Christoph Terwelp
Tel.: +49 241 80-21508

Kennziffer: FIT-2017-16 Bewerbungsfrist:
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