Kommunikation und Serviceorientierung sind IHRE THEMen? WIR im FRAUNHOFER-Institut für Angewandte Informationstechnik (FIT) in Sankt Augustin suchen AB SOFORT für diese SPANNENDE TÄTIGKEIT eine/einen
Assistentin / Assistenten der Institutsleitung / Verwaltungsleitung

Das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT in Sankt Augustin ist eines von 69 Instituten der Fraunhofer-Gesellschaft. Als eine der führenden Organisationen für angewandte Forschung in Europa bietet sie engagierten Bewerberinnen und Bewerbern anspruchsvolle Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum.

Sie unterstützen insbesondere den Institutsleiter des Fraunhofer-Instituts FIT, darüber hinaus auch den Leiter der Institutsverwaltung (IVW) sowie einen Forschungsbereich bei allen Verwaltungsaufgaben und gewährleisten professionell, zuverlässig und souverän den reibungslosen Ablauf im Sekretariat.

Ihre Aufgaben sind im Einzelnen:

  • Betreuung des Instituts- und Verwaltungsleitungsbüros
  • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Statistiken, Dokumenten und Entscheidungsvorlagen
  • Unterstützung der Instituts- und Verwaltungsleitung in operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben, bspw. bei Personalfragen und Entscheidungungsvorbereitungen
  • Bearbeitung strategischer Sonderprojekte mit wechselnder, anspruchsvoller Aufgabenstellung, z.B. Aufbau und Pflege des Organisationshandbuchs
  • Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation zwischen der Führungsebene und den einzelnen Geschäftseinheiten sowie zu externen Partnern in stilsicherer Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Organisation von Besprechungen und Führung der Protokolle
  • allgemeine Administration und Büroorganisation: z.B. Terminkoordination, Ablage, Post, Schriftverkehr, Urlaubs- und Krankmeldungen
  • Planung und interne Abwicklung von Dienstreisen
  • Bearbeitung von Aufgaben im Bereich Bestellwesen
  • Bearbeitung von Einzelaufträgen, die dem Wesen nach zu der Tätigkeit gehören oder sich aus betrieblichen Notwendigkeiten ergeben

Was Sie mitbringen

  • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung gflls. mit Weiterbildung im Sekretariatswesen oder vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse. Alternativ langjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder als Projektassistenz, vorzugsweise in einem technisch ausgeprägten Umfeld
  • Teamfähigkeit, ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick, freundliches und sicheres Auftreten, serviceorientiertes Verhalten und eine selbstständige Arbeitsweise
  • versierter Umgang mit den MS Office-Produkten Word, Excel, PowerPoint
  • verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • starkes, zeitliches und persönliches Engagement
  • Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit
  • gutes Analysevermögen und Kommunikationsfähigkeit
  • gute Argumentationsfähigkeit
  • selbstständiges Arbeiten, z.B. bei Recherchearbeiten
  • hohe Loyalität gegenüber Vorgesetzten gepaart mit Diskretion

Was Sie erwarten können

  • ein attraktives, international geprägtes Arbeitsumfeld
  • Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
  • Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf wie Eltern-Kind-Büro, Notfallbetreuung, Lebenslagencoaching, Ferienbetreuung und Beratungsleistungen im Bereich Home- und Eldercare
  •  zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote sowie die Teilnahme am Jobticket.
Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet (mit der Möglichkeit der Entfristung).
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die Fraunhofer-Gesellschaft legt Wert auf die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.
Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Fraunhofer ist die größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa. Unsere Forschungsfelder richten sich nach den Bedürfnissen der Menschen: Gesundheit, Sicherheit, Kommunikation, Mobilität, Energie und Umwelt. Wir sind kreativ, wir gestalten Technik, wir entwerfen Produkte, wir verbessern Verfahren, wir eröffnen neue Wege.

Fragen zu dieser Position beantworten gerne:

Herr Prof. Stefan Decker
Tel.: +49 241/8021 501

Herr Stefan Harms
Tel.: +49 2241/14-2315

Kennziffer: FIT-2017-17 Bewerbungsfrist:
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