Sind Organisation und Koordination Ihre Themen? Das Fraunhofer IAIS, Außenstelle in Dresden, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Abteilungsassistent*in (Teilzeit)

Fraunhofer ist die größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa und wurde 2019 in den Kategorien »Forschung« und »öffentlicher Sektor« des Trendence-Absolventenbarometers sowie im Randstad Employer Brand Research als »TOP 1 Arbeitgeber« ausgezeichnet.

Im Fraunhofer IAIS erforschen und entwickeln rund 300 Mitarbeitende individuelle Lösungen zur Integration und Analyse von Daten für unsere Fördergeber und unsere Kunden aus der Wirtschaft. Künstliche Intelligenz, Machine Learning, Big Data, Multimedia Content Analytics, Information Integration sowie Unternehmensmodellierung und -analyse sind die inhaltlichen Schwerpunkte unserer Arbeiten.

Der Standort Dresden des Fraunhofer IAIS gehört der Abteilung NetMedia an und befasst sich mit modernen KI-Methoden für die Entwicklung von Sprachassistenten und Chatbots, zum Beispiel Deep-Learning-Techniken und Wissensgraphen.

Ihre Aufgabe ist es, professionell, freundlich, zuverlässig und souverän das Sekretariat der Abteilung NM zu ergänzen.


Dazu gehören neben den allgemeinen Sekretariatsaufgaben:

  • Terminplanung und -koordination für Meetings und Workshops
  • Souveräne Kommunikation mit internen und externen Kunden und Besuchern
  • Stilsichere mündliche und schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Korrekturlesen und Bearbeiten von Anträgen, Skizzen, Studien, E-Mails und anderen Schriftstücken
  • Organisation und logistische Unterstützung der Mitarbeitenden bei ihren Dienstreisen
  • Unterstützung bei Bestellprozessen
  • Unterstützung beim administrativen Onboarding von neuen Mitarbeitenden
  • Suche nach und Abstimmung mit Dienstleistern (Moderatoren, Trainern etc.) und Tagungshotels

Darüber hinaus können bei entsprechender Eignung und Verfügbarkeit folgende Aufgaben übernommen werden:
  • Erstellung von Präsentationen und Dokumentationen
  • Unterstützung bei vertrieblichen Aktivitäten

Was Sie mitbringen

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Die Fähigkeit, Ihr Aufgabengebiet eigenständig und effizient zu organisieren und für andere vorausschauend mitzudenken
  • Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigenverantwortlichkeit und Zuverlässigkeit
  • Eine freundliche und gewinnende Ausstrahlung, ein sicheres und gewandtes Auftreten sowie das nötige Maß an Diskretion
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (beides C1)
  • Interesse an der Nutzung moderner Kommunikationskanäle (Chat- und Videokonferenzlösungen)
  • Ausgeprägte Kenntnisse der MS Office-Programme (PowerPoint, Word, Excel, Outlook)
  • Die Fähigkeit, auch mit parallelen Vorgängen und unterschiedlichen Ansprechpartner*innen souverän umzugehen

Was Sie erwarten können

  • Im Fraunhofer-Institut IAIS arbeiten Sie in einem Spannungsfeld zwischen Forschung und Innovation, Industrieprojekten und den Herausforderungen einer Forschungsorganisation. Es gilt, agil und flexibel auf Anforderungen des Marktes zu reagieren und gleichzeitig konform zu den Vorgaben der öffentlichen Hand zu agieren. Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer hoch engagierten, inhaltlich getriebenen Umgebung mit einem aufgeschlossenen und hochmotivierten Team.
  • Wir unterstützten Ihre persönliche Weiterentwicklung und bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Talente vielfältig einzusetzen und auszubauen.
  • In unserem Institut ist Diversity ein wichtiges strategisches Ziel: Wir setzen uns aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein, beginnend mit einem Diversity-Training für alle Mitarbeitenden.
  • Wir leben eine familienfreundliche Kultur: Manchmal geht die Familie vor – wir wissen das.
  • Wir unterstützen eine gute Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle. Im Rahmen des Gleitzeitmodells bieten wir Ihnen außerdem die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung.
Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.
Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet, mit der Möglichkeit der Verlängerung. Dienstort ist die Fraunhofer IAIS-Außenstelle in Dresden.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Wir weisen darauf hin, dass die gewählte Berufsbezeichnung auch das dritte Geschlecht miteinbezieht.
Die Fraunhofer-Gesellschaft legt Wert auf eine geschlechtsunabhängige berufliche Gleichstellung.
Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Fraunhofer ist die größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa. Unsere Forschungsfelder richten sich nach den Bedürfnissen der Menschen: Gesundheit, Sicherheit, Kommunikation, Mobilität, Energie und Umwelt. Wir sind kreativ, wir gestalten Technik, wir entwerfen Produkte, wir verbessern Verfahren, wir eröffnen neue Wege.

Fragen zu dieser Ausschreibung beantwortet Ihnen gerne:

Jasmin Kröhling
Telefon: +49 2241 14-1931

Kennziffer: IAIS-2020-26 Bewerbungsfrist:
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